El PROTOCOLO Y LA ADMINISTRACION LOCAL
Mª Adelaida Pérez-Aldana y Romero
Tenerife – Islas Canarias - España

El protocolo es la imagen del poder, define y ordena sus signos.
Históricamente, desde las antiguas civilizaciones, ha supuesto el conjunto de formas externas de consideración y respeto a las jerarquías, formas vinculadas a la idea de poder y a su ejercicio, protagonizando tanto a las actividades cotidianas como las apariciones públicas de quienes detestan el poder.
De algún modo supone la interrelación entre las instituciones y sus públicos.

El actual fenómeno globalizador supone una mayor necesidad de comunicación y trato social.

El Protocolo en la actualidad constituye el conjunto de normas, costumbres y técnicas necesarias para la realización de los actos, públicos o privados, y la ordenación de sus invitados.

Así, la celebración de los actos oficiales se regula por este conjunto de normas y disposiciones legales, junto con los usos, costumbres y tradiciones.

El objetivo perseguido por el Protocolo es doble:

- conseguir la justicia que conlleva el orden en el procedimiento previo a toda acción de presencia pública como garante de la confianza mutua.
- La proyección adecuada de la identidad institucional de cara a la formación de una imagen óptima.

La ordenación protocolaria asegura también la transmisión idónea del mensaje organizacional de modo que llegue al público de manera directa en la comunicación no verbal por el sistema ceremonial, constituyendo de este modo una técnica de reconocimiento no verbal del sistema de relaciones establecidas por la institución con sus distintos universos, de forma que sus dimensiones espaciales y temporales proporcionen las claves de su conocimiento.
En esa trama comunicativa que componen ceremonias y actos públicos la imagen debe corresponder a la identidad.

El Protocolo se configura así como elemento ordenador y definidor a través de la ubicación de personas y entidades en un espacio y un tiempo, en base a unas reglas preestablecidas y aceptadas por la comunidad.

Por su parte, el Ceremonial responde a planteamientos estéticos y funcionales que complementan los valores, principios y objetivos de la institución emisora.

JUSTIFICACION DEL PROTOCOLO

Las administraciones públicas acuden hoy al Protocolo como medio de eficacia universalmente reconocido para organizar la proyección externa de sus relaciones de poder con otras instituciones.

La existencia del Protocolo en la vida oficial se justifica con la necesidad de ordenar de acuerdo a los criterios vigentes y con el fin que persigue, que no es otro que la ordenación armoniosa y estética de las relaciones humanas, el buen decoro de las instituciones y sus actos, la defensa de su dignidad y el agrado de todos los asistentes a los mismos.
No se trata de oficializar los actos con la aplicación del protocolo, sino de posibilitar su correcta ejecución- con independencia del estilo propio con que el anfitrión desee impregnarlos- con la única limitación del cumplimiento de las normas y el respeto a las costumbres y tradiciones, el sentido común, el agrado de los invitados y el decoro de las instituciones y sus representantes.

EL PROTOCOLO EN LA ADMINISTRACION LOCAL

En un sentido amplio puede considerarse acto oficial toda actividad pública que realice una autoridad. Todo este conjunto de actividades públicas se materializan mediante la aplicación del Protocolo y las técnicas de la Etiqueta y el Ceremonial.

Las entidades locales son las instituciones públicas con mayor número y variedad de actos protocolarios (tomas de posesión; recepciones y audiencias; visitas de personalidades; primeras piedras; aperturas de calles; descubrimientos de placas; homenajes y entregas de distinciones; inauguraciones; organizaciones de jornadas, seminarios, congresos o ferias; presentaciones oficiales; firmas de convenios; procesiones y fiestas populares; etc..). Ello implica en muchos casos la asistencia de autoridades de diversa índole y la representación de distintos colectivos: sociales, empresariales, culturales…

Sin embargo, la regularización de la organización protocolaria en instituciones públicas es escasa, por lo que se hace preciso determinar con criterio y eficacia la ordenación en cualquier acto de las autoridades junto con otros posibles asistentes consiguiendo, además, contentar a todas las personas implicadas en ellos.