Cerimonial – Eliane Ubillus

 JORNAL VALEPARAIBANO

Quarta-feira, 09 de Setembro de 2009

 Artigo Cerimonial é coisa séria – Eliane Ubillús

• No cerimonial de hoje não há tempo para deslumbres. O cerimonialista, além de ter que estar preparado intelectualmente e dominar pelo menos um idioma a mais que o seu, deverá ter o raciocínio rápido e um perfeito equilíbrio emocional para poder preparar e conduzir um ato. Ser absolutamente discreto, responsável e tolerante é condição indispensável. Outro ponto, de expressiva atenção, é cuidar da saúde e ter significativo preparo físico, já que passamos horas seguidas de pé. Durante o trabalho, jamais temos direito a demonstrar o que sentimos. Dores, tristezas, angústias, problemas pessoais e financeiros são para depois do trabalho. Seguidas vezes deixamos de comer algo que gostamos muito porque aquele alimento poderá causar mal estar; em outras, sequer comeremos porque simplesmente, não nos sobra tempo. Para uma impecável conduta profissional, o cerimonialista deve buscar saber e conhecer tudo. Mais que possuir uma formação cultural sólida deve ter conhecimentos sobre comidas nacionais e internacionais, bebidas e coquetéis (que muitas vezes são representativos de uma região ou de um país), estar em dia com as notícias de última hora, com o câmbio do dia, com a situação política nacional e internacional, enfim terá que saber de tudo ainda que jamais necessite de algumas informações, porém deve tê-las na memória.

  Buscar a excelência profissional é o princípio. Honrar questões, relacionadas com a deontologia, é um dever. Não é necessário que exista um código de ética para ler todos os dias. Isto deve estar intrínseco em cada um de nós. A urbanidade, o saber estar e circular não valerão nada se não houver ética.

  O grande “fantasma” do cerimonial é a precedência. Esta precedência, tão necessária em todos os aspectos do cerimonial, sinaliza o respeito de acordo com a importância das pessoas, das bandeiras, dos brasões, dos hinos, etc.

  Nunca podemos esquecer de que, por trás da boa imagem de uma autoridade, de um evento social, de uma empresa, de uma cidade ou de um país há sempre, nos bastidores, um anônimo que é o cerimonialista e este deve primar pela ética, sabedoria, competência, lealdade, respeito e dignidade.

  Não se cria um cerimonialista da noite para o dia. Para trabalhar na atividade temos que estudar, pesquisar, participar de congressos sobre o tema e ainda trocar idéias com os mestres no assunto. Lamentavelmente, no Brasil, ainda não há uma escola de cerimonial, mas o Comitê Nacional do Cerimonial Público, preocupado com a questão, está trabalhando neste sentido.

  Há 15 anos, trabalhando no Codivap, 11 dos quais, como voluntária, aprendi muito. A multiculturalidade existente, ainda que dentro de uma só região, tem gerado momentos e vivências das mais interessantes. Este aprendizado agregou expressivo valor a minha bagagem cultural cerimonialística. Levar o nome do Codivap, de forma positiva, para os jornais da Europa e também de países da América do Sul e do Norte é motivo de orgulho. O nosso Vale do Paraíba está presente em todos os cantos do mundo não apenas pela grandiosidade de sua indústria e pela beleza de suas paisagens, mas também através do cerimonial do Codivap.

  A presença do nosso Vale é mais forte ainda quando, num dos vôos pela Europa, entro num avião da Embraer. É uma sensação indescritível e emocionante! O sucesso é de todos nós!

Eliane Ubillús é Chefe do Cerimonial do Codivap, vice-presidente da Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo e do Comitê Nacional do Cerimonial Público

Por: Isabel Amaral
Presidente da Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo

Quando soube que este congresso versaria sobre os desafios da multiculturalidade, pensei logo no território chinês de Macau, região multifacetada onde durante quase cinco séculos se celebrou o encontro entre duas grandes civilizações e onde, ainda hoje, se manifestam as marcas harmoniosas desse encontro numa sociedade singular, alicerçada em valores humanistas e com uma história de convivência entre povos, religiões e filosofias de vida, sem paralelo no mundo

A identidade de Macau, criada ao longo dos últimos quinhentos anos, é diferente de regiões vizinhas, por ter conseguido uma fusão do Oriente e do Ocidente diferente da que foi imposta, durante menos tempo, pelos ingleses em Hong-Kong. Ou da cultura existente no Sul da China, que se manteve fechada à influência do Ocidente e permanece igual ao que era alguns séculos atrás.

Macau conseguiu criar, ao longo de mais de 450 anos, um espírito de respeito mútuo e tolerância que gerou uma convivência em perfeito pé de igualdade entre a comunidade macaense, a comunidade chinesa e a comunidade portuguesa. Assim se explica ter sido a primeira experiência de democracia representativa no Oriente, ou ter conseguido manter uma economia de mercado, ou ter fomentado a liberdade religiosa, com igrejas católicas e protestantes a funcionar ao lado de templos budistas e taoistas, entre outros, ou ainda o facto de, em Janeiro de 1996, com a entrada em vigor novo código penal, ter sido consagrada a proibição da pena de morte, que é punição comum na China.

Actualmente, Macau é uma Região Administrativa Especial da República Popular da China e, de acordo com a vontade da sua população e dos seus líderes, mantém características sociais e económicas próprias segundo o princípio “um país, dois sistemas” estabelecido na Lei Básica da Região Administrativa Especial de Macau da República Popular da China(*).

(*) “A fim de salvaguardar a unidade nacional e a integridade territorial, bem como favorecer a estabilidade social e o desenvolvimento económico de Macau, tendo em conta o seu passado e as suas realidades, a República Popular da China decide, ao voltar a assumir o exercício da soberania sobre Macau, criar a Região Administrativa Especial de Macau de acordo com as disposições do artigo 31.º da Constituição da República Popular da China e que, de harmonia com o princípio «um país, dois sistemas», não se aplicam em Macau o sistema e as políticas socialistas. “ (LBRAEM)

Mas quando me lembrei de falar de Macau, pensei que, tendo sido sempre uma porta importante para os contactos entre o ocidente e o oriente, a Região Administrativa Especial de Macau tem uma área de apenas 27,3 km², à dimensão de um bairro de Lisboa mas com uma das mais altas densidades populacionais do mundo. Macau é de facto um ponto minúsculo no mapa, que pouca gente conhece ou sabe onde fica, mas que neste momento é uma base de penetração comercial no Sul da China, mercado que subitamente se transformou no centro das atenções mundiais.

Antecedentes históricos

Antes da chegada dos portugueses, a península de Macau era habitada por pescadores vindos das províncias de Fukien e Cantão. A palavra chinesa para Macau (“Ou Mun”) significa literalmente “A Porta da Baía”. Porém, a palavra portuguesa para Macau parece estar relacionada com o culto à deusa “Á-Má” que é venerada em todo o sul da China. Existe um templo que lhe é dedicado, à entrada do Porto Interior de Macau. Com a construção deste templo, o local passou a ser conhecido por “Á-Má-Gao” (Porto de Á-Má) de onde muito possivelmente deriva a palavra Macau.

Apesar de já frequentarem os mares do sul da China desde 1513, os portugueses só chegaram a Macau entre 1554 e 1557. Aqui estabelecidos, usaram o território como entreposto comercial, criando vários pontos de trocas, e transformando a península do delta do Rio das Pérolas numa base lucrativa para o comércio entre a China, o Japão e a Europa, ao longo de séculos.

Macau foi também escolhido para centro religioso onde os missionários se preparavam para difundir a fé cristã e as ciências ocidentais no Extremo Oriente. É disso um bom exemplo o famoso Colégio de S. Paulo, da Companhia de Jesus, que foi fundado no século XVI e é considerado pelos historiadores como a primeira universidade, ou estabelecimento de ensino superior, da Ásia Oriental. As suas ruínas são um verdadeiro ex libris daquela que se chamou a «Cidade do Santo Nome de Deus de Macau».

Os jesuítas, que aí ensinavam, tiveram de aprender a língua, os costumes e a cultura chinesa, além de outras culturas orientais. Mas os chineses que ingressavam no colégio também tinham de aprender latim e estudar a cultura ocidental, assim contribuindo para o diálogo inter-civilizacional, que é desde sempre uma das características de Macau.

Os portugueses introduziram no Oriente as armas mas, também, a física, a medicina, a arquitectura, a música e as artes ocidentais, e levaram de volta para o Ocidente a filosofia, a medicina, o chá, a porcelana, os trabalhos de laca, a pintura e outros elementos da cultura chinesa.

Se a presença portuguesa em Macau sempre foi consentida pelos chineses, a verdade é que a soberania de Portugal só foi oficialmente reconhecida pelo governo chinês em 1887. No tratado então assinado em Pequim, a China confirmava a «ocupação perpétua» do território com governo português. Logo a seguir à revolução portuguesa de 1974, o estatuto de Macau sofreu alterações e em 1979, quando foram reatadas as relações diplomáticas com a República Popular da China, Macau mudou de estatuto passando a ser considerado território chinês sob administração portuguesa.

As negociações sobre o futuro de Macau começaram em 1986 e, em 13 de Abril de 1987, Portugal e a China chegaram a um acordo, a Declaração Conjunta sobre a Questão de Macau, onde se afirmava que o Governo da República Popular da China voltaria a exercer a soberania sobre o território em 20 de Dezembro de 1999.

Cerimónia da transferência de poderes

Foram necessários vários anos, muita diplomacia, apurados preparativos e ensaios meticulosos para gizar e organizar a cerimónia que marcou a transferência de poderes de Portugal para a China. Cerca de duas centenas de profissionais da comunicação social do mundo inteiro fizeram a cobertura noticiosa do acontecimento que foi transmitido em directo para todo o mundo.

Ao longo desse dia 19 de Dezembro de 1999, sucederam-se os actos e cerimónias que assinalaram esta transferência de poderes. O mais marcante, do meu ponto de vista, teve lugar no Palácio da Praia Grande, sede do governo português, com o arriar da bandeira de Portugal. As imagens tiveram ampla cobertura e profunda repercussão, graças à utilização de uma linguagem cénica apurada e carregada de simbolismo. O cerimonial, a música e o cenário fizeram verter uma sentida lágrima a todos os patriotas que assistiram, ao vivo ou pela televisão, aos últimos momentos do ondear da bandeira portuguesa naquele território: fomos os primeiros a chegar e os últimos a partir.

A cerimónia oficial de transferência de poderes de Portugal para a China também foi breve e carregada de simbolismo. Houve uma preocupação de simetria, quase ao milímetro e de sincronia, quase ao segundo, no desenrolar da cerimónia que se realizou num pavilhão especialmente construído para o efeito, a que foi dado o nome de Pavilhão Provisório da Cerimónia de Transferência.

Dentro do pavilhão havia lugar sentado para os cerca de 2.500 convidados, incluindo ministros de Negócios Estrangeiros de mais de 60 países, cerca de 30 representantes de organizações internacionais e outras personalidades. Tudo correu segundo o programa pré estabelecido e o único imprevisto foi a chuva que encharcou o longo tapete vermelho que dava acesso ao Pavilhão.

No fundo do pavilhão estava a tribuna central, com dois púlpitos e quatro mastros para bandeiras. À direita de quem observava, ficava o sector português e, à esquerda, o sector chinês. Na parede por trás da tribuna viam-se as duas bandeiras, a de Portugal e a da República Popular da China, marcando cada sector e colocadas à mesma distância do centro. Os púlpitos eram identificados pelos respectivos escudos nacionais(*).

(*) O escudo é apenas um dos elementos que compõem um brasão de armas. Nos termos do Art.º 137º da Constituição da República Popular da China o emblema nacional é constituído pela bandeira nacional, Tian’anmen, uma roda dentada e espigas de trigo e de arroz. O escudo Português não é considerado pela Constituição como um símbolo nacional, e pode ser usado em emblemas oficiais, moedas, selos, etc.

Quando os convidados começaram a entrar no pavilhão, já estavam hasteadas a bandeira de Portugal e a de Macau, ou melhor dizendo, a bandeira do Leal Senado, representando a administração portuguesa do território. Os dois mastros centrais de cada lado do palco tinham cerca de meio metro mais de altura do que os laterais. Estes mastros eram muito sofisticados: apesar de a cerimónia ocorrer no interior, havia um sistema de ar dentro dos mastros que fazia ondular as bandeiras quando estavam no topo, tornando-as mais visíveis e contribuindo para a simbologia da cerimónia.

Programa da cerimónia

Os mais altos representantes da República Popular da China e de Portugal tomaram assento na tribuna central. A cerimóniae começou com a intervenção do Presidente da República Portuguesa.

Procedeu-se depois à transferência de poderes, com a entrada de três elementos fardados das Forças Armadas de cada país. Os militares portugueses entraram sem nada nas mãos mas os chineses (escolhidos a dedo no norte da China para serem da mesma altura e mais altos do que a maioria dos chineses presentes na cerimónia) carregavam a bandeira da República Popular da China. Em seguida entraram três elementos das forças policiais de cada país, novamente com os chineses a carregarem uma bandeira, a da Região Administrativa de Macau.

Minutos antes da meia-noite, ouviu-se o hino nacional português(*) enquanto a bandeira nacional e a do Leal Senado de Macau eram arriadas ao mesmo tempo. Em seguida, à meia-noite em ponto do dia 19 de Dezembro de 1999, cessou a Administração de Portugal no Território de Macau, e às zero horas do dia 20 de Dezembro de 1999, o regresso de Macau à China foi assinalado pelos primeiros acordes do respectivo hino nacional(**), enquanto as bandeiras da República Popular da China e da Região Administrativa Especial de Macau eram içadas lentamente.

(*) Nos termos do Artigo 11º da Constituição da República o Hino Nacional é “A Portuguesa”, composta em 1890, com letra de Henrique Lopes de Mendonça e música de Alfredo Keil, O hino é composto por três partes,mas apenas a primeira parte é usada em cerimónias oficiais, sendo as outras duas partes praticamente desconhecidas.
(**)Apesar de não existir um Hino Nacional chinês oficialmente aprovado existe regulamentação própria para a sua execução bem como para a sua protecção. Até à aprovação do Hino Nacional, é usada “ A Marcha dos Voluntários” que foi criada durante a revolução de 1949.

Seguiu-se o discurso do Presidente da República Popular da China. No fim, as bandeiras portuguesas foram dobradas e levadas para fora do palco pelos elementos das forças armadas, com a mesma formalidade com que as outras bandeiras tinham entrado no pavilhão. Mas desta vez, foram os portugueses os portadores das bandeiras arriadas.

A cerimónia tinha sido orquestrada ao segundo e a actuação de elementos das Guardas de Honra dos dois países e bandas militares que começara às 23:42 do dia 19 de Dezembro de 1999, terminou às 00:17 horas do dia 20 de Dezembro de 1999 (para não prejudicar a simetria houve necessidade de prolongar por uns segundos os acordes do hino chinês para que tivesse a mesma duração do hino português…).

No final da cerimónia os dois Chefes de Estado cumprimentaram-se com um aperto de mão e, após as despedidas da praxe, as autoridades abandonaram o pavilhão. Durante a madrugada de 20 de Dezembro de 1999, com início à 01:45, no Fórum de Macau, procedeu-se à Cerimónia da Criação da Região Administrativa Especial de Macau perante 3500 convidados. Como dizia uma das personagens de Os Maias, de Eça de Queirós, «tudo passa, menos a China».

XII CONCEP – Natal-RN- Brasil
26-28 de Outubro de 2005

El Ceremonial en los Municipios

Eliane Ubillús

Ceremonial es el lenguaje mas completo para disciplinar la convivencia humana sea por el aspecto formal o informal, en donde utilizamos las normas de protocolo, rituales civilidad y etiqueta, unidas a la creatividad, a través del lenguaje escénico, respetando sobremanera las tradiciones de los pueblos.

No importa cual sea la definición, sabemos que Ceremonial hace parte de nuestras vidas de las formas mas variadas: en los nacimientos, en los bautizos, en las graduaciones, en los noviados, en los matrimonios, en los aniversarios, en las celebraciones con motivos los mas variados, y también en especial, en el día a día de las autoridades gubernamentales en todos los tipos de régimen de gobierno. Se hace presente también de forma expresiva en las empresas privadas, en las fuerzas armadas, en eventos deportivos, religiones y principalmente en los medios diplomáticos.

Hace algún tiempo que el ceremonial dejó de ser emergencial para ser institucional.
Lo que antes era privilegio apenas de las presidencias de gobiernos o de los estados, provincias / departamentos, actualmente es una realidad en los municipios, empresas, aeropuertos, iglesias, ministerios etc., pues en su gran mayoría ya cuentan con su equipo de ceremonial.
Algunos políticos no se dan cuenta de la importancia del ceremonial en la administración municipal pero la mayoría ya tiene conciencia de que es imprescindible.
Como instrumento de comunicación, el ceremonial es un medio eficaz en el cuidado con la imagen de una autoridad, de una ciudad, de un estado y de un país.
Somos responsables por todos los detalles, y en eso se incluye los trajes que usan las autoridades, las recepciones en la intendencia / municipalidad, ceremonias de las mas diversas incluso desayunos, almuerzos y cenas en las residencias de nuestros jefes.

Trajes, precedencias y otros
En las grandes ciudades es más común que los alcaldes usen ropas formales pero, en el interior, muchas veces es una verdadera “batalla” conseguir que se vistan con este tipo de ropa. La eterna charla de que “Aquí somos muy simples” o algo así nos lleva a tener un asunto a más para administrar, porque ni siempre ellos pueden vestir traje informal, aunque en la actualidad se note el uso de los trajes informales en muchos países. Esta preocupación hay que tener también con la primera dama o con el marido de la alcaldesa. En cuanto a las recepciones con comidas, además de tenernos la responsabilidad de escoger el menú, siempre debemos estar atentos a las precedencias. Mismo que en las municipalidades /intendencias se trabaje apenas con el ceremonial público/ oficial, no nos escapa tener que hacer algún día un matrimonio de un alcalde o un bautizo de uno de sus hijos. Eso es ceremonial social, lo que a algunos de nuestros colegas no les gusta trabajar, pero da igual pues quedará a nuestro cargo.

Administrando problemas
Otra cuestión muy especial es que el ceremonialista administra con mucho más sensibilidad las relaciones entre las autoridades y la población o mismo con los diversos segmentos de empleados del municipio. Cuando hay situaciones conflictivas como una “rebelión” de los basureros o huelga del transporte público, el equipo de ceremonial por cierto sabrá manejar eficazmente el asunto de cómo invitarlos para una conversación o como recibirlos. La primera actitud es tratarlos tan bien como si fueran autoridades. Luego, no dejarlos esperando por mucho tiempo a la autoridad con quien desean hablar. Servir café, agua o algo que sea hábito en el municipio es otro detalle importante.

Reglamentos, leyes y precedencias
Nosotros los ceremonialistas no inventamos reglamentos, ni tampoco creamos las leyes. Apenas las conocemos porque es la base de nuestra actividad y las usamos para que exista respeto entre las personas, con los símbolos nacionales, con los vehículos cuando en situación protocolaria etc. El principio de la física se hace presente de manera significativa en el ceremonial: “Dos cuerpos no ocupan el mismo espacio”, así que cada uno debe de estar en su lugar. En ese sentido los ceremonialistas también administran las vanidades y no son raras las veces que alguien quiere pasar por delante de otro pensando que nos puede engañar.

Equipo de Ceremonial
Cuando un municipio NO tiene un departamento ó directoria de ceremonial la plasticidad y la exactitud de los eventos por cierto estará comprometida.
Un buen equipo de ceremonial cambia por completo la imagen de una administración y el resultado final, es mayor credibilidad, más poder político y consecuentemente mas fuerza administrativa. Un evento mal sucedido demuestra falta de organización de todo el gobierno.
Hay alcaldes que en su gabinete tienen como prioridad el servicio del ceremonial. Para que este trabajo tenga un buen desarrollo existen ítems que deberán ser observados con rigor.
De nada servirá tener profesionales altamente calificados si a ellos no les dan infra-estructura básica. A seguir presentamos sugerencia del cuadro de personal.

Jefe o Director de Ceremonial
Sub-Jefe o Sub-Director de Ceremonial
Maestro o locutor de Ceremonias
Asistentes (todos deben tener conocimientos básicos de informática)
Técnico de informática (para elaboración de invitaciones, mapas de localización de los eventos, tarjetas etc.)
Calígrafos (que pueden ser contratados según la necesidad)
Chóferes / Conductores (que usen trajes adecuados a su trabajo)

En busca de la perfección
No hay que olvidarse que debemos buscar el error cero y que hasta la falta de luz en una ceremonia, muchas veces difícil prever, es cierto que la “culpa” será del equipo de ceremonial. Calidad total es nuestra eterna meta. No tenemos el derecho de errar.
Como decía el lema del Segundo Congreso Paraguayo de Ceremonial y Protocolo: “Buscando la excelencia profesional”

Nuevos escenarios
La busca incesante por nuevos escenarios siempre acrecentará algunos puntos a toda ceremonia. Una simple firma de convenio quedará más interesante si usamos un bello jardín como local para el evento. Las cenas y almuerzos pueden salir de los restaurantes y perfectamente se “ubicaren” en un museo cercado de historias por todos los lados, en la Casa de Cultura que tiene obras de arte maravillosas o en un campo con árboles centenarios o especies raras. Usar los colores correctos para aquel momento, la decoración exacta, y esmerarse en los detalles es indispensable. Ni todo evento puede tener una decoración con los colores de la bandera del municipio porque parecería uniformado y no habría mucha diferencia entre un evento y otro. El cambio de colores de un acto a otro despertará en los invitados mas interés en participar de los eventos entretanto, es de buen tono que las cintas de inauguración sean preparadas con los colores de la ciudad. Cuando no hay para comprar y no podemos encargar a una fabrica es muy fácil pegar las cintas una sobre la otra.

Flores
Cuando usamos flores en la decoración debemos escoger algo que esté de acuerdo con el evento. Flores muy nobles para eventos simples no deben de ser usadas. La decoración es como el remedio, o sea, debe ser usada en la dosis exacta. El exceso ni siempre es señal de requinte. Muchas de las veces podrá parecer ostentación y eso es un paso para ser transformado en comentarios negativos por parte de los invitados o de la imprenta sobre gastos indebidos.
Cierta vez fue invitada a una reunión en donde había arreglos florales desde la entrada y en todo el pasillo en forma de columnas con flores blancas y rosadas. Al adentrar al salón, las flores estaban sobre las mesas en pequeños adornos, dispuestos a cada metro. En los cantos más columnas…La verdad es que me sentía en una fiesta de matrimonio y no en una reunión de trabajo de una empresa. Lo que debía ser bello acaba tornándose ridículo.

Música
La utilización de la música es otro detalle que no puede faltar, pero mucho cuidado al seleccionar el repertorio, pues un error y todo viene abajo. El motivo de la ceremonia, la edad de las personas y el local en donde se realiza el acto nos conducirá a la escoja correcta. En un teatro del siglo 18, con estilo barroco al menos que haya un espectáculo de rock, jamás pondremos este tipo de música para la ceremonia. Lo mismo que en una inauguración de una plaza que lleve el nombre de una persona joven, no debemos usar músicas barrocas, cantos gregorianos o algo semejante. Hay que saber distinguir con cuidado todo lo que se va a usar en cada ceremonia, y en especial la música que es algo que mueve rápidamente con la emoción de las personas.

Símbolos Municipales
Debemos tener cuidado con el uso de los símbolos del municipio no dejando que la marca de la administración aparezca más que el escudo oficial o la bandera de la ciudad.
Para toda folleteria, adhesivos en los autos, banners, etc deberá ser evaluado el uso de los SIMBOLOS.

Banderas
Mismo que haya la policía municipal o algo semejante el ceremonial acaba siendo el responsable por comprar las banderas internas y externas, los mástiles, y todo material necesario para este fin. Atención con la calidad. Banderas muy en cuenta no son bordadas (en el caso de tener el escudo) y eso llevará a tener que cambiarlas muy pronto. El tamaño de la bandera casi siempre tiene reglamento. No puede ser apenas un rectángulo cualquier y eso también debe ser observado si está correcto. Además, muchas veces tenemos que cuidar de la precedencia en que son usadas y cuando estén en mal estado de conservación mandarlas para la cremación. La atención a las banderas no quiere decir que tengamos que izarlas a las 8h y bajarlas a las 18h, pues siempre habrá alguien responsable por esta tarea pero a diario tenemos que cuidar si están con las precedencias correctas. En los días de luto oficial también es el ceremonial que se ocupará de comunicar a quien de derecho a partir de cuando y el numero de días que se quedarán las banderas a media hasta.

Condiciones climáticas y los eventos
Hay que conocer las condiciones del tiempo con antecedencia. Si un evento es al aire libre debemos estar preparados para cambiarlo de local a cualquier momento o adecuar previamente aquel local elegido para que no pasemos por una eventual contrariedad a lo que imaginamos. Con el avanzo de los equipos de informática hoy podemos saber que temperatura iremos tener en los próximos 10 días. Existen varios sitios sobre el asunto y el que mas visito es el http://br.weather.com
Con precisión podrán saber el tiempo en todo el mundo, y eso sirve también para mantener el alcalde / intendente informado, en caso que vaya a viajar, sobre las temperaturas de las ciudades por donde visitará. Eso ayuda en la logística de los eventos y en el arreglo de las maletas.

Equipo en la oficina
Mesas para que cada una tenga la suya con su respectiva silla
Sillones o sillas para que tomen asiento las personas a quienes recibimos
Computadora con grabadora de disket, de CD y lector de DVD, que tenga programas Adobe Acrobat Reader, Power Point, Corel 12, Windows Media Player, y las fuentes de las letras Shelley Andante, Shelley Volante y Shelley Alegro que son las letras del tipo manuscrito.
Internet con alta velocidad / dirección electrónica personalizada del ceremonial
Impresora de alta calidad, (para que con el apuro la invitaciones puedan ser hechas en la misma oficina)
Scanner

Sugerencia de material para logística
Nominatas (son las tarjetas con los nombres de las personas más importantes, sus cargos y forma de tratamiento.
Papeles tipo A4 y sobres de buena calidad para oficios y correspondencias en general 120gr.
Papeles y sobres para invitaciones hechas de última hora – Vergé / Opalina / 180gr. y 240gr.
Tarjetas de mensajes c/ sobres tamaño aproximado de 10×15cm
Tarjeta de visitas para el alcalde y equipo de ceremonial

Paraguas grandes
Banderas internas y externas
Mástiles c/ soportes / Lanzas
Paños de placas en varios tamaños
Atril
Vasos para uso en la mesas de reuniones / Porta vasos de loza o cristal
Manteles de varios colores y tamaños en tela gruesa
Bandejas / paños para bandejas
Servicio de café y té completo en loza de buena calidad para atender a las reuniones internas y pequeñas visitas.
Ceniceros
Bolígrafos de buena calidad para la firma de contratos e convenios
Rota folios
Data show / y pantalla
Palcos de diversos tamaños con 30cm de alto x 1.50m x 1m
Celulares
Rádios inter comunicadores
Prismas para las mesas de reuniones
Autos

Kit “Primeros Socorros”
Libro o fotocopia del decreto o ley de precedencia
Remedios para dolor de cabeza / fiebre / mala digestión / diarrea / Isordil sub-lingual
Tijera
Ban-daid
Absorbente higiénico femenino
Estuche con agujero, hilos de colores diversos, botones, alfileres etc.
Esponja para limpiar zapatos
Pañuelito de papel
Caramelos refrescantes
Alcohol y trapos limpios
Agenda telefónica (Alcaldes / intendentes siempre piden el numero del teléfono de alguien cuando están en una ceremonia o también nosotros mismos podremos tener alguna urgencia)
Medias finas en el tamaño de la primera dama y del equipo femenino de ceremonial

Deben ser preparados
Mailing list con todos los nombres, cargos, direcciones, e-mails de todas las autoridades municipales, estaduales o provinciales, y del gobierno federal.
Mailing list con nombres, cargos, direcciones y e-mail de algunas celebridades locales
Mailing list de los invitados del alcalde (amigos, compañeros de partido, familia etc.)
Archivo de fotos de los eventos
Archivo de invitaciones enviadas
Archivo de anotaciones con fechas, nombre de los eventos y el traje que usó la primera dama.
Archivo con el menú que fue servido en cada evento, con fecha y lista de invitados presentes.

Libro de Visitas
Es un libro en donde quedan perpetuados las firmas y mensajes de visitantes o invitados a un determinado evento. Muchas veces tiene la capa de cuero, con letras grabadas en dorado. Generalmente está escrito – Libro de Visitas, a quienes pertenece y la fecha de inauguración del libro. Tiene cerca de 500 hojas.
La primera página debe de ser abierta con letras hechas por calígrafa/o, con el nombre del primero evento y la fecha.
El uso de este libro será por ocasión de fechas importantes como el aniversario de la ciudad, o del alcalde, un visitante ilustre, un evento especial, o una fecha expresiva del país.

Ceremonias mas comunes en el Municipio
Toma de posición, Inauguraciones, Piedra Fundamental
Firma de convenios
Visitas Gubernamentales y no Gubernamentales
Conferencia / Rueda de prensa
Desfiles cívicos (Independencia del país/ aniversario de la ciudad)

Eventualmente
Presentación de Libros
Congresos
Jornadas (internas o externas)
Luto oficial
Eventos culturales (Festivales de cine, música, folclore)
Eventos deportivos (Juegos municipales, Regionales, Campeonato de Fútbol)
Día de la ciudad, día de la bandera, de los niños, de los profesores etc.
Fiestas Navideñas para el pueblo y las privadas entre funcionarios)

Comentarios
Cada evento tiene las características propias del local. Las toma de posesión, inauguraciones, desfiles cívicos, y otros, siguen reglas o regimientos protocolarios pero nada impide que hayan aspectos novedosos.
Las secuencias de actos deben ser creadas siguiendo una lógica que proporcione facilidad de comunicación. Cada acto tiene un sentido pedagógico. No importa si la cinta será cortada antes o después de los discursos. Indispensable es respetar las precedencias y no fallar en los seguimientos comunes a cada ceremonia. Todo tiene una razón. Las ceremonias no son encuentros informales. Mismo las más simples tienen que seguir una cierta formalidad.
El ceremonialista debe conocer un poco de cada tipo de ceremonial, para que siempre le salga todo perfecto, aunque caminemos para las especialidades que tiene nuestra actividad.
Los congresos en general vienen de afuera. Es común que el alcalde de apoyo y eso quiere decir que acabamos nosotros haciendo todo el ceremonial pero no son raras las veces que la organización de este tipo de evento acabe por entero en nuestras manos.
De acuerdo al evento, si el alcalde va para la ceremonia de apertura, nosotros usando de la ética, debemos “fiscalizar” el ceremonial (cuando no es hecho por nosotros) para cuidar de la precedencia de nuestra autoridad (no apenas en donde va a sentar pero sobre el momento que va hablar) y atenderlo personalmente pasándole las nominatas, contestando a su celular, anotando recados etc.
Las conferencias o ruedas de prensa deben ser preparadas por el equipo de comunicación pero toda la logística es de nuestra responsabilidad. Hoy se usa mucho invitar a los periodistas a tomar desayuno o para un lonche por la tarde, ocasión en que acontecen las preguntas.
El luto oficial no llega a ser un evento pero hay que dar atención como si así fuera. Debemos manejar desde el decreto hasta la comunicación a todos para que pongan las banderas a media hasta y conforme la gravedad preparar la distribución de cintas negras para con alfileres para que todos usen en la ropa. Si el luto es por fallecimiento del gobernante allí si pasa a ser un gran evento, que necesitará casi todo lo que es común a la organización de eventos pero con una dificultad: Es de una hora a otra. No hay tiempo para planear.
Las visitas muchas veces duran días y otras duran apenas horas. Para las dos debemos prever el hospedaje. Mismo que un visitante se quede apenas unas horas pude ser que desee tomar un baño, o que tenga que descansar una hora, o apenas cambiar de ropa. No hay que olvidarse que a todas las visitas debemos ofrecerles hotel. Es de responsabilidad del municipio recibir en el aeropuerto, hospedarlos y alimentarlos. Los traslados locales están inclusos en las responsabilidades de quien recibe y también llevar al aeropuerto cuando del regreso. En el caso de que vayan a otro municipio debemos llevarlos hasta el local en auto o medio de transporte que sea hábito.

Placas
Las placas pueden ser por motivo de inauguración, ceremonia de piedra fundamental, de marco de una visita, de revitalización de una plaza o edificio, etc.
En general ellas contienen por lo menos el nombre de que se está inaugurando, y la fecha. Otras tienen nombre de una autoridad que fue especialmente para aquel momento, y todavía otras tienen además de eso, el nombre de las mayores autoridades de acuerdo a su respectiva precedencia.
A lo largo de estos años de experiencia, algo que siempre llama la atención y hace un enorme suceso es la entrega de la réplica de placa en tamaño pequeño que a la familia de la persona homenajeada. Es siempre una emoción el momento de este acto. La placa puede ser 10 x 15 o 15 x 20, y viene en estuche de terciopelo. Su precio es insignificante comparado al efecto.

Decreto o ley de precedencia
Tener siempre a la mano, no apenas en el estante de libros. Este es un instrumento de trabajo muy precioso.

Invitaciones
Deben de ser creadas por el ceremonial y grabadas en Corel o Word (o programa semejante) para luego mandar por Internet o llevarlas a la grafica o bureau de impresión para que sean impresas.
Hay unas que como ya comentamos pueden ser hechas en la oficina. En general son las en numero pequeño.
Toda invitación debe ser en papel de buena calidad de gramaje 180gr o 240gr.
Los sobres deben coincidir con la invitación tanto en el gramaje como el color
Toda y cualquier invitación debe constar: Quien invita, para que invita, a que horas, en que lugar, y el traje; en el sobre va el nombre del invitado.
Si las invitaciones son formales: Quien invita, el nombre del invitado en caligrafía, a que horas, en que lugar, el traje y RSVP para confirmaciones. El en sobre el nombre del invitado también va escrito por calígrafo/a.

Conociendo los gustos y problemas del (de la) jefe
Fumador: hay que tener a la mano siempre un cenicero
Alérgico: cuidar para que esté lejos de lo que le causa alergia, inclusive alimentación.
Gusto por caramelos o chocolates: Dejar próximo o tener en el bolsillo para ofrecerle o en caso de que el / ella pida.

La Primera Dama o esposo
Hablemos del más común que es la Primera Dama pero todo lo que esté a seguir vale para los dos: Primera dama o esposo de la Alcaldesa.
Primera dama no es cargo, es condición o posición social, pero es aconsejable tener muy buenas relaciones con ella porque podrá ayudar en mucho para con nuestro trabajo.
Ella no debe de ir a todos los eventos. Apenas debe participar de los que exijan su presencia y en todo debe ser discreta. Jamás debe participar apenas porque es la esposa del alcalde, pero igualmente jamás podrá recusarse a acompañarlo cuando sea necesario.
En el auto el asiento detrás a la derecha es de la persona de primera precedencia, por lo tanto del Alcalde.
En un almuerzo o cena formal no será de buen tono que la primera dama no acompañe el alcalde. Esta es una situación social en donde su presencia es imprescindible.

Seguridad
En las grandes ciudades es común tener a un cuerpo de seguridad en las municipalidades / intendencias, pero en las pequeñas ciudades eso es raro. Los profesionales de seguridad ayudan mucho a los de ceremonial. Cuando no hay cuerpo de seguridad todo es más difícil para nosotros. Tenemos que prever caminos, tiempo de traslados, en los eventos marcar y reservar local para estacionar los autos de las autoridades principales, y una serie de otras providencias que es común a los de seguridad.

Equipo de Comunicación / Prensa
Son tan indispensables como el de ceremonial. Trabajamos muy próximos. Son ellos que muchas veces nos solicitan crear un evento para reverter una situación político-administrativa delicada. También nos quitan la responsabilidad de atender a los periodistas además son ellos que saben mucho mejor divulgar las informaciones.
En algunos casos hay un vocero, pero en la mayoría de las veces son apenas periodistas, fotógrafos, cine grafistas

Galería de Alcaldes / Intendentes
Casi siempre es de la responsabilidad del ceremonial por necesitar que se cuide de las precedencias. Estas ceremonias entran en el grupo de las inauguraciones. Son muy importantes por el lado político, pero en la misma proporción delicadas en razón de la mezcla de partidos que son invitados. Muchos son enemigos políticos así que este momento es perfecto para intentar amenizar los ánimos ya que vamos a juntarlos todos alrededor de un mismo motivo.

El ceremonial
El mundo del ceremonial es fascinante para quien se dedica con alma a su trabajo. No importa si estamos en una ciudad pequeñita o en una capital; lo más importante es que los actos sean hechos con rectitud, responsabilidad, creatividad y sobre todo dedicación.
Muchas veces, en una pequeña ciudad de interior encontramos profesionales de ceremonial más competentes que muchos de las grandes ciudades. No duden que aprendemos a cada día, mismo con los colegas que están bien lejos de las capitales. El valor está en cada uno de nosotros.

Finalizando, dejo a ustedes una reflexión que fue creada en Aguascalientes – México, por el Profesor Nelson Speers, Presidente de Honor de la OICP, conocido en Brasil como el Papa del Ceremonial Brasilero:

“Todo hombre debe tener su espacio psico-emocional respetado bien como tiene el deber de respetar el del otro. El camino es el CEREMONIAL.
La finalidad es la armonía y la Paz universal”.

Muchas Gracias

Eliane Ubillús