El
Ceremonial en los Municipios
Eliane Ubillús
Ceremonial
es el lenguaje mas completo para disciplinar la convivencia humana
sea por el aspecto formal o informal, en donde utilizamos las
normas de protocolo, rituales civilidad y etiqueta, unidas a la
creatividad, a través del lenguaje escénico, respetando
sobremanera las tradiciones de los pueblos.
No
importa cual sea la definición, sabemos que Ceremonial
hace parte de nuestras vidas de las formas mas variadas: en los
nacimientos, en los bautizos, en las graduaciones, en los noviados,
en los matrimonios, en los aniversarios, en las celebraciones
con motivos los mas variados, y también en especial, en
el día a día de las autoridades gubernamentales
en todos los tipos de régimen de gobierno. Se hace presente
también de forma expresiva en las empresas privadas, en
las fuerzas armadas, en eventos deportivos, religiones y principalmente
en los medios diplomáticos.
Hace
algún tiempo que el ceremonial dejó de ser emergencial
para ser institucional.
Lo que antes era privilegio apenas de las presidencias de gobiernos
o de los estados, provincias / departamentos, actualmente es una
realidad en los municipios, empresas, aeropuertos, iglesias, ministerios
etc., pues en su gran mayoría ya cuentan con su equipo
de ceremonial.
Algunos políticos no se dan cuenta de la importancia del
ceremonial en la administración municipal pero la mayoría
ya tiene conciencia de que es imprescindible.
Como instrumento de comunicación, el ceremonial es un medio
eficaz en el cuidado con la imagen de una autoridad, de una ciudad,
de un estado y de un país.
Somos responsables por todos los detalles, y en eso se incluye
los trajes que usan las autoridades, las recepciones en la intendencia
/ municipalidad, ceremonias de las mas diversas incluso desayunos,
almuerzos y cenas en las residencias de nuestros jefes.
Trajes,
precedencias y otros
En las grandes ciudades es más común que los alcaldes
usen ropas formales pero, en el interior, muchas veces es una
verdadera “batalla” conseguir que se vistan con este
tipo de ropa. La eterna charla de que “Aquí somos
muy simples” o algo así nos lleva a tener un asunto
a más para administrar, porque ni siempre ellos pueden
vestir traje informal, aunque en la actualidad se note el uso
de los trajes informales en muchos países. Esta preocupación
hay que tener también con la primera dama o con el marido
de la alcaldesa. En cuanto a las recepciones con comidas, además
de tenernos la responsabilidad de escoger el menú, siempre
debemos estar atentos a las precedencias. Mismo que en las municipalidades
/intendencias se trabaje apenas con el ceremonial público/
oficial, no nos escapa tener que hacer algún día
un matrimonio de un alcalde o un bautizo de uno de sus hijos.
Eso es ceremonial social, lo que a algunos de nuestros colegas
no les gusta trabajar, pero da igual pues quedará a nuestro
cargo.
Administrando problemas
Otra cuestión muy especial es que el ceremonialista administra
con mucho más sensibilidad las relaciones entre las autoridades
y la población o mismo con los diversos segmentos de empleados
del municipio. Cuando hay situaciones conflictivas como una “rebelión”
de los basureros o huelga del transporte público, el equipo
de ceremonial por cierto sabrá manejar eficazmente el asunto
de cómo invitarlos para una conversación o como
recibirlos. La primera actitud es tratarlos tan bien como si fueran
autoridades. Luego, no dejarlos esperando por mucho tiempo a la
autoridad con quien desean hablar. Servir café, agua o
algo que sea hábito en el municipio es otro detalle importante.
Reglamentos,
leyes y precedencias
Nosotros los ceremonialistas no inventamos reglamentos, ni tampoco
creamos las leyes. Apenas las conocemos porque es la base de nuestra
actividad y las usamos para que exista respeto entre las personas,
con los símbolos nacionales, con los vehículos cuando
en situación protocolaria etc. El principio de la física
se hace presente de manera significativa en el ceremonial: “Dos
cuerpos no ocupan el mismo espacio”, así que cada
uno debe de estar en su lugar. En ese sentido los ceremonialistas
también administran las vanidades y no son raras las veces
que alguien quiere pasar por delante de otro pensando que nos
puede engañar.
Equipo
de Ceremonial
Cuando un municipio NO tiene un departamento ó directoria
de ceremonial la plasticidad y la exactitud de los eventos por
cierto estará comprometida.
Un buen equipo de ceremonial cambia por completo la imagen de
una administración y el resultado final, es mayor credibilidad,
más poder político y consecuentemente mas fuerza
administrativa. Un evento mal sucedido demuestra falta de organización
de todo el gobierno.
Hay alcaldes que en su gabinete tienen como prioridad el servicio
del ceremonial. Para que este trabajo tenga un buen desarrollo
existen ítems que deberán ser observados con rigor.
De nada servirá tener profesionales altamente calificados
si a ellos no les dan infra-estructura básica. A seguir
presentamos sugerencia del cuadro de personal.
Jefe o Director de Ceremonial
Sub-Jefe o Sub-Director de Ceremonial
Maestro o locutor de Ceremonias
Asistentes (todos deben tener conocimientos básicos de
informática)
Técnico de informática (para elaboración
de invitaciones, mapas de localización de los eventos,
tarjetas etc.)
Calígrafos (que pueden ser contratados según la
necesidad)
Chóferes / Conductores (que usen trajes adecuados a su
trabajo)
En
busca de la perfección
No hay que olvidarse que debemos buscar el error cero y que hasta
la falta de luz en una ceremonia, muchas veces difícil
prever, es cierto que la “culpa” será del equipo
de ceremonial. Calidad total es nuestra eterna meta. No tenemos
el derecho de errar.
Como decía el lema del Segundo Congreso Paraguayo de Ceremonial
y Protocolo: “Buscando la excelencia profesional”
Nuevos escenarios
La busca incesante por nuevos escenarios siempre acrecentará
algunos puntos a toda ceremonia. Una simple firma de convenio
quedará más interesante si usamos un bello jardín
como local para el evento. Las cenas y almuerzos pueden salir
de los restaurantes y perfectamente se “ubicaren”
en un museo cercado de historias por todos los lados, en la Casa
de Cultura que tiene obras de arte maravillosas o en un campo
con árboles centenarios o especies raras. Usar los colores
correctos para aquel momento, la decoración exacta, y esmerarse
en los detalles es indispensable. Ni todo evento puede tener una
decoración con los colores de la bandera del municipio
porque parecería uniformado y no habría mucha diferencia
entre un evento y otro. El cambio de colores de un acto a otro
despertará en los invitados mas interés en participar
de los eventos entretanto, es de buen tono que las cintas de inauguración
sean preparadas con los colores de la ciudad. Cuando no hay para
comprar y no podemos encargar a una fabrica es muy fácil
pegar las cintas una sobre la otra.
Flores
Cuando usamos flores en la decoración debemos escoger algo
que esté de acuerdo con el evento. Flores muy nobles para
eventos simples no deben de ser usadas. La decoración es
como el remedio, o sea, debe ser usada en la dosis exacta. El
exceso ni siempre es señal de requinte. Muchas de las veces
podrá parecer ostentación y eso es un paso para
ser transformado en comentarios negativos por parte de los invitados
o de la imprenta sobre gastos indebidos.
Cierta vez fue invitada a una reunión en donde había
arreglos florales desde la entrada y en todo el pasillo en forma
de columnas con flores blancas y rosadas. Al adentrar al salón,
las flores estaban sobre las mesas en pequeños adornos,
dispuestos a cada metro. En los cantos más columnas…La
verdad es que me sentía en una fiesta de matrimonio y no
en una reunión de trabajo de una empresa. Lo que debía
ser bello acaba tornándose ridículo.
Música
La utilización de la música es otro detalle que
no puede faltar, pero mucho cuidado al seleccionar el repertorio,
pues un error y todo viene abajo. El motivo de la ceremonia, la
edad de las personas y el local en donde se realiza el acto nos
conducirá a la escoja correcta. En un teatro del siglo
18, con estilo barroco al menos que haya un espectáculo
de rock, jamás pondremos este tipo de música para
la ceremonia. Lo mismo que en una inauguración de una plaza
que lleve el nombre de una persona joven, no debemos usar músicas
barrocas, cantos gregorianos o algo semejante. Hay que saber distinguir
con cuidado todo lo que se va a usar en cada ceremonia, y en especial
la música que es algo que mueve rápidamente con
la emoción de las personas.
Símbolos Municipales
Debemos tener cuidado con el uso de los símbolos del municipio
no dejando que la marca de la administración aparezca más
que el escudo oficial o la bandera de la ciudad.
Para toda folleteria, adhesivos en los autos, banners, etc deberá
ser evaluado el uso de los SIMBOLOS.
Banderas
Mismo que haya la policía municipal o algo semejante el
ceremonial acaba siendo el responsable por comprar las banderas
internas y externas, los mástiles, y todo material necesario
para este fin. Atención con la calidad. Banderas muy en
cuenta no son bordadas (en el caso de tener el escudo) y eso llevará
a tener que cambiarlas muy pronto. El tamaño de la bandera
casi siempre tiene reglamento. No puede ser apenas un rectángulo
cualquier y eso también debe ser observado si está
correcto. Además, muchas veces tenemos que cuidar de la
precedencia en que son usadas y cuando estén en mal estado
de conservación mandarlas para la cremación. La
atención a las banderas no quiere decir que tengamos que
izarlas a las 8h y bajarlas a las 18h, pues siempre habrá
alguien responsable por esta tarea pero a diario tenemos que cuidar
si están con las precedencias correctas. En los días
de luto oficial también es el ceremonial que se ocupará
de comunicar a quien de derecho a partir de cuando y el numero
de días que se quedarán las banderas a media hasta.
Condiciones climáticas y los eventos
Hay que conocer las condiciones del tiempo con antecedencia. Si
un evento es al aire libre debemos estar preparados para cambiarlo
de local a cualquier momento o adecuar previamente aquel local
elegido para que no pasemos por una eventual contrariedad a lo
que imaginamos. Con el avanzo de los equipos de informática
hoy podemos saber que temperatura iremos tener en los próximos
10 días. Existen varios sitios sobre el asunto y el que
mas visito es el http://br.weather.com
Con precisión podrán saber el tiempo en todo el
mundo, y eso sirve también para mantener el alcalde / intendente
informado, en caso que vaya a viajar, sobre las temperaturas de
las ciudades por donde visitará. Eso ayuda en la logística
de los eventos y en el arreglo de las maletas.
Equipo
en la oficina
Mesas para que cada una tenga la suya con su respectiva silla
Sillones o sillas para que tomen asiento las personas a quienes
recibimos
Computadora con grabadora de disket, de CD y lector de DVD, que
tenga programas Adobe Acrobat Reader, Power Point, Corel 12, Windows
Media Player, y las fuentes de las letras Shelley Andante, Shelley
Volante y Shelley Alegro que son las letras del tipo manuscrito.
Internet con alta velocidad / dirección electrónica
personalizada del ceremonial
Impresora de alta calidad, (para que con el apuro la invitaciones
puedan ser hechas en la misma oficina)
Scanner
Sugerencia
de material para logística
Nominatas (son las tarjetas con los nombres de las personas más
importantes, sus cargos y forma de tratamiento.
Papeles tipo A4 y sobres de buena calidad para oficios y correspondencias
en general 120gr.
Papeles y sobres para invitaciones hechas de última hora
- Vergé / Opalina / 180gr. y 240gr.
Tarjetas de mensajes c/ sobres tamaño aproximado de 10x15cm
Tarjeta de visitas para el alcalde y equipo de ceremonial
Paraguas
grandes
Banderas internas y externas
Mástiles c/ soportes / Lanzas
Paños de placas en varios tamaños
Atril
Vasos para uso en la mesas de reuniones / Porta vasos de loza
o cristal
Manteles de varios colores y tamaños en tela gruesa
Bandejas / paños para bandejas
Servicio de café y té completo en loza de buena
calidad para atender a las reuniones internas y pequeñas
visitas.
Ceniceros
Bolígrafos de buena calidad para la firma de contratos
e convenios
Rota folios
Data show / y pantalla
Palcos de diversos tamaños con 30cm de alto x 1.50m x 1m
Celulares
Rádios inter comunicadores
Prismas para las mesas de reuniones
Autos
Kit
“Primeros Socorros”
Libro o fotocopia del decreto o ley de precedencia
Remedios para dolor de cabeza / fiebre / mala digestión
/ diarrea / Isordil sub-lingual
Tijera
Ban-daid
Absorbente higiénico femenino
Estuche con agujero, hilos de colores diversos, botones, alfileres
etc.
Esponja para limpiar zapatos
Pañuelito de papel
Caramelos refrescantes
Alcohol y trapos limpios
Agenda telefónica (Alcaldes / intendentes siempre piden
el numero del teléfono de alguien cuando están en
una ceremonia o también nosotros mismos podremos tener
alguna urgencia)
Medias finas en el tamaño de la primera dama y del equipo
femenino de ceremonial
Deben
ser preparados
Mailing list con todos los nombres, cargos, direcciones, e-mails
de todas las autoridades municipales, estaduales o provinciales,
y del gobierno federal.
Mailing list con nombres, cargos, direcciones y e-mail de algunas
celebridades locales
Mailing list de los invitados del alcalde (amigos, compañeros
de partido, familia etc.)
Archivo de fotos de los eventos
Archivo de invitaciones enviadas
Archivo de anotaciones con fechas, nombre de los eventos y el
traje que usó la primera dama.
Archivo con el menú que fue servido en cada evento, con
fecha y lista de invitados presentes.
Libro
de Visitas
Es un libro en donde quedan perpetuados las firmas y mensajes
de visitantes o invitados a un determinado evento. Muchas veces
tiene la capa de cuero, con letras grabadas en dorado. Generalmente
está escrito - Libro de Visitas, a quienes pertenece y
la fecha de inauguración del libro. Tiene cerca de 500
hojas.
La primera página debe de ser abierta con letras hechas
por calígrafa/o, con el nombre del primero evento y la
fecha.
El uso de este libro será por ocasión de fechas
importantes como el aniversario de la ciudad, o del alcalde, un
visitante ilustre, un evento especial, o una fecha expresiva del
país.
Ceremonias mas comunes en el Municipio
Toma de posición, Inauguraciones, Piedra Fundamental
Firma de convenios
Visitas Gubernamentales y no Gubernamentales
Conferencia / Rueda de prensa
Desfiles cívicos (Independencia del país/ aniversario
de la ciudad)
Eventualmente
Presentación de Libros
Congresos
Jornadas (internas o externas)
Luto oficial
Eventos culturales (Festivales de cine, música, folclore)
Eventos deportivos (Juegos municipales, Regionales, Campeonato
de Fútbol)
Día de la ciudad, día de la bandera, de los niños,
de los profesores etc.
Fiestas Navideñas para el pueblo y las privadas entre funcionarios)
Comentarios
Cada evento tiene las características propias del local.
Las toma de posesión, inauguraciones, desfiles cívicos,
y otros, siguen reglas o regimientos protocolarios pero nada impide
que hayan aspectos novedosos.
Las secuencias de actos deben ser creadas siguiendo una lógica
que proporcione facilidad de comunicación. Cada acto tiene
un sentido pedagógico. No importa si la cinta será
cortada antes o después de los discursos. Indispensable
es respetar las precedencias y no fallar en los seguimientos comunes
a cada ceremonia. Todo tiene una razón. Las ceremonias
no son encuentros informales. Mismo las más simples tienen
que seguir una cierta formalidad.
El ceremonialista debe conocer un poco de cada tipo de ceremonial,
para que siempre le salga todo perfecto, aunque caminemos para
las especialidades que tiene nuestra actividad.
Los congresos en general vienen de afuera. Es común que
el alcalde de apoyo y eso quiere decir que acabamos nosotros haciendo
todo el ceremonial pero no son raras las veces que la organización
de este tipo de evento acabe por entero en nuestras manos.
De acuerdo al evento, si el alcalde va para la ceremonia de apertura,
nosotros usando de la ética, debemos “fiscalizar”
el ceremonial (cuando no es hecho por nosotros) para cuidar de
la precedencia de nuestra autoridad (no apenas en donde va a sentar
pero sobre el momento que va hablar) y atenderlo personalmente
pasándole las nominatas, contestando a su celular, anotando
recados etc.
Las conferencias o ruedas de prensa deben ser preparadas por el
equipo de comunicación pero toda la logística es
de nuestra responsabilidad. Hoy se usa mucho invitar a los periodistas
a tomar desayuno o para un lonche por la tarde, ocasión
en que acontecen las preguntas.
El luto oficial no llega a ser un evento pero hay que dar atención
como si así fuera. Debemos manejar desde el decreto hasta
la comunicación a todos para que pongan las banderas a
media hasta y conforme la gravedad preparar la distribución
de cintas negras para con alfileres para que todos usen en la
ropa. Si el luto es por fallecimiento del gobernante allí
si pasa a ser un gran evento, que necesitará casi todo
lo que es común a la organización de eventos pero
con una dificultad: Es de una hora a otra. No hay tiempo para
planear.
Las visitas muchas veces duran días y otras duran apenas
horas. Para las dos debemos prever el hospedaje. Mismo que un
visitante se quede apenas unas horas pude ser que desee tomar
un baño, o que tenga que descansar una hora, o apenas cambiar
de ropa. No hay que olvidarse que a todas las visitas debemos
ofrecerles hotel. Es de responsabilidad del municipio recibir
en el aeropuerto, hospedarlos y alimentarlos. Los traslados locales
están inclusos en las responsabilidades de quien recibe
y también llevar al aeropuerto cuando del regreso. En el
caso de que vayan a otro municipio debemos llevarlos hasta el
local en auto o medio de transporte que sea hábito.
Placas
Las placas pueden ser por motivo de inauguración, ceremonia
de piedra fundamental, de marco de una visita, de revitalización
de una plaza o edificio, etc.
En general ellas contienen por lo menos el nombre de que se está
inaugurando, y la fecha. Otras tienen nombre de una autoridad
que fue especialmente para aquel momento, y todavía otras
tienen además de eso, el nombre de las mayores autoridades
de acuerdo a su respectiva precedencia.
A lo largo de estos años de experiencia, algo que siempre
llama la atención y hace un enorme suceso es la entrega
de la réplica de placa en tamaño pequeño
que a la familia de la persona homenajeada. Es siempre una emoción
el momento de este acto. La placa puede ser 10 x 15 o 15 x 20,
y viene en estuche de terciopelo. Su precio es insignificante
comparado al efecto.
Decreto o ley de precedencia
Tener siempre a la mano, no apenas en el estante de libros. Este
es un instrumento de trabajo muy precioso.
Invitaciones
Deben de ser creadas por el ceremonial y grabadas en Corel o Word
(o programa semejante) para luego mandar por Internet o llevarlas
a la grafica o bureau de impresión para que sean impresas.
Hay unas que como ya comentamos pueden ser hechas en la oficina.
En general son las en numero pequeño.
Toda invitación debe ser en papel de buena calidad de gramaje
180gr o 240gr.
Los sobres deben coincidir con la invitación tanto en el
gramaje como el color
Toda y cualquier invitación debe constar: Quien invita,
para que invita, a que horas, en que lugar, y el traje; en el
sobre va el nombre del invitado.
Si las invitaciones son formales: Quien invita, el nombre del
invitado en caligrafía, a que horas, en que lugar, el traje
y RSVP para confirmaciones. El en sobre el nombre del invitado
también va escrito por calígrafo/a.
Conociendo los gustos y problemas del (de la) jefe
Fumador: hay que tener a la mano siempre un cenicero
Alérgico: cuidar para que esté lejos de lo que le
causa alergia, inclusive alimentación.
Gusto por caramelos o chocolates: Dejar próximo o tener
en el bolsillo para ofrecerle o en caso de que el / ella pida.
La
Primera Dama o esposo
Hablemos del más común que es la Primera Dama pero
todo lo que esté a seguir vale para los dos: Primera dama
o esposo de la Alcaldesa.
Primera dama no es cargo, es condición o posición
social, pero es aconsejable tener muy buenas relaciones con ella
porque podrá ayudar en mucho para con nuestro trabajo.
Ella no debe de ir a todos los eventos. Apenas debe participar
de los que exijan su presencia y en todo debe ser discreta. Jamás
debe participar apenas porque es la esposa del alcalde, pero igualmente
jamás podrá recusarse a acompañarlo cuando
sea necesario.
En el auto el asiento detrás a la derecha es de la persona
de primera precedencia, por lo tanto del Alcalde.
En un almuerzo o cena formal no será de buen tono que la
primera dama no acompañe el alcalde. Esta es una situación
social en donde su presencia es imprescindible.
Seguridad
En las grandes ciudades es común tener a un cuerpo de seguridad
en las municipalidades / intendencias, pero en las pequeñas
ciudades eso es raro. Los profesionales de seguridad ayudan mucho
a los de ceremonial. Cuando no hay cuerpo de seguridad todo es
más difícil para nosotros. Tenemos que prever caminos,
tiempo de traslados, en los eventos marcar y reservar local para
estacionar los autos de las autoridades principales, y una serie
de otras providencias que es común a los de seguridad.
Equipo de Comunicación / Prensa
Son tan indispensables como el de ceremonial. Trabajamos muy próximos.
Son ellos que muchas veces nos solicitan crear un evento para
reverter una situación político-administrativa delicada.
También nos quitan la responsabilidad de atender a los
periodistas además son ellos que saben mucho mejor divulgar
las informaciones.
En algunos casos hay un vocero, pero en la mayoría de las
veces son apenas periodistas, fotógrafos, cine grafistas
Galería
de Alcaldes / Intendentes
Casi siempre es de la responsabilidad del ceremonial por necesitar
que se cuide de las precedencias. Estas ceremonias entran en el
grupo de las inauguraciones. Son muy importantes por el lado político,
pero en la misma proporción delicadas en razón de
la mezcla de partidos que son invitados. Muchos son enemigos políticos
así que este momento es perfecto para intentar amenizar
los ánimos ya que vamos a juntarlos todos alrededor de
un mismo motivo.
El
ceremonial
El mundo del ceremonial es fascinante para quien se dedica con
alma a su trabajo. No importa si estamos en una ciudad pequeñita
o en una capital; lo más importante es que los actos sean
hechos con rectitud, responsabilidad, creatividad y sobre todo
dedicación.
Muchas veces, en una pequeña ciudad de interior encontramos
profesionales de ceremonial más competentes que muchos
de las grandes ciudades. No duden que aprendemos a cada día,
mismo con los colegas que están bien lejos de las capitales.
El valor está en cada uno de nosotros.
Finalizando,
dejo a ustedes una reflexión que fue creada en Aguascalientes
– México, por el Profesor Nelson Speers, Presidente
de Honor de la OICP, conocido en Brasil como el Papa del Ceremonial
Brasilero:
“Todo
hombre debe tener su espacio psico-emocional respetado bien como
tiene el deber de respetar el del otro. El camino es el CEREMONIAL.
La finalidad es la armonía y la Paz universal”.
Muchas Gracias
Eliane Ubillús